21. Comunicación de crisis

Comunicación de Crisis

Crisis es toda situación decisiva para la existencia o el futuro de una empresa producida sorpresivamente y al margen de decisiones de gestores de trascendencia e importancia para el público con información insuficiente que trata de completar los medios por lo tanto compromete su imagen.

La crisis se caracteriza por:

• Ser inesperada, coarta la capacidad de reacción.
• Ser imprevisible.
• Ser de relevancia para públicos de la empresa como consumidores, accionistas, proveedores y vecinos.
• Tener una potencialidad de efecto causante de pánico; aumentado por la desinformación.
• Tener un origen ajeno a la comunicación.
• Ser noticia: tiene nombre y apellido.
• Disponibilidad de Información incompleta.
• Información mediada por la imagen que tenga el periodista acerca de la empresa.

La trascendencia de los efectos de una crisis lleva a las grandes empresas a actuar estratégicamente desarrollando planes de crisis, tanto técnicos como comunicacionales.

La prevención y reacción constituyen un componente significativo de la cultura de la empresa. Sin embargo, no todas las empresas tienen cultura estratégica que se anticipe a la crisis.

La prevención/reacción consiste en saber cómo afrontar los problemas entre la entidad-su entorno-su interior, e intermedio con accionistas, proveedores, sindicatos, etc.

Algunas crisis tienen su origen en:

Salidas a bolsa, fusiones, conversión, huelgas, cierres patronales, accidentes laborales, fallas en el producto, boicot, fichaje de directivos y equipos de directivos que forman su propia empresa.

El Programa de CCR (Comunicación de Crisis) se divide en tres fases:

• Previsión
• Formación (entrenamiento) y
• Precauciones

Previsión. Define los riesgos, su trascendencia y solución.
Formación. Esta etapa fomenta el conocimiento como mejor herramienta para enfrentar la crisis confomada por:

• Cursos que proporcionan la formación para la cultura corporativa y de seguridad.
• Documentación que prepara y mentaliza para el entorno.
• Simulación que propician la práctica suficiente ante situaciones probables.
• Entrenamiento en medios enfocado a preparar puestos de trabajo concretos.

Precauciones. Como medidas de precaución ante una situación de crisis están:

• Estar siempre preparado; imaginar los escenarios típicos.
• Identificar y analizar los signos de alarma para estar informados sobre datos que parecen ser de poca importancia sin serlo.
• Activar la circulación de información y comunicación.
• Estar al pendiente del entorno; comprometerse.

20. Medios de comunicación

Comentario:

Los medios de comunicación y difusión representan un elemento esencial de toda organización, ya que, por medio de ellos es como se dan a conocer al público, y es donde dan una buena o mala impresión ante la demás gente. La mayoría de las empresas utilizan los medios de comunicación más importantes, como lo son la televisión, la radio, los anuncios espectaculares, entre otros. Algunas empresas también prefieren hacerse propaganda por medio de la calidad empleada en sus productos y servicios, y también tienen gran éxito.

19. Relaciones públicas internas y externas

Comentario:

Relaciones públicas internas

Las relaciones públicas internas, constituyen una parte importante en toda empresa, para el buen funcionamiento de los planes y objetivos; ya que al haber una buena comunicación dentro de la organización, se dirigen de mejor manera los recursos, y existe una mejor coordinación en las actividades.

Relaciones públicas externas

Las relaciones públicas externas, también son importantes, principalmente el público de la empresa, ya que son ellos los que deciden si una empresa es buena o no. También los proveedores constituyen un punto importante, ya que son los que ofrecen el punto de partida para la producción de bienes y servicios.

18. Significado de los colores

Significado de los colores

El color no es una característica de una imagen u objeto, sino que es más bien una apreciación subjetiva nuestra. Se puede definir como, una sensación que se produce en respuesta a la estimulación del ojo y de sus mecanismos nerviosos, por la energía luminosa de ciertas longitudes de onda.

• Blanco. Se halla en el extremo de la gama de los grises. Es un color latente por su capacidad de potenciar los otros colores vecinos. El blanco puede expresar paz, soleado, feliz, activo, puro e inocente.
• Negro. Al igual que el blanco, también se encuentra en el extremo de la gama de grises. Es el símbolo del silencio, del misterio y, en ocasiones, puede significar impuro y maligno. Confiere nobleza y elegancia, sobre todo cuando es brillante.
• Gris. Simboliza la indecisión y la ausencia de energía, expresa duda y melancolía.
  Los colores metálicos tienen una imagen lustrosa, adoptando las cualidades de los metales que representan. Dan impresión de frialdad metálica, pero también dan sensación de brillantez, lujo, elegancia, por su asociación con los metales preciosos.
• Amarillo. Es el color más luminoso, más cálido, ardiente y expansivo. Es el color del sol, de la luz y del oro, y como tal es violento, intenso y agudo. Suelen interpretarse como animados, joviales, excitantes, afectivos e impulsivos.
• Naranja. Posee fuerza activa, radiante y expansiva. Tiene un carácter acogedor, cálido, estimulante y una cualidad dinámica muy positiva y energética.
• Rojo. Significa la vitalidad, es el color de la sangre, de la pasión, de la fuerza bruta y del fuego. Está ligado al principio de la vida, expresa la sensualidad, la virilidad, la energía; es exultante y agresivo. El rojo es el símbolo de la pasión ardiente y desbordada, de la sexualidad y el erotismo.
• Azul. Es el símbolo de la profundidad. Inmaterial y frío, suscita una predisposición favorable. La sensación de placidez que provoca el azul es distinta de la calma o reposo terrestres, propios del verde. Expresa armonía, amistad, fidelidad, serenidad, sosiego... y posee la virtud de crear la ilusión óptica de retroceder. Este color se asocia con el cielo, el mar y el aire. El azul claro puede sugerir optimismo.
• Violeta. Es el color de la templanza, de la lucidez y de la reflexión. Es místico, melancólico y podría representar también la introversión.
• Verde. Es el color más tranquilo y sedante. Evoca la vegetación, el frescor y la naturaleza. Es el color de la calma indiferente: no transmite alegría, tristeza o pasión. Cuando algo reverdece suscita la esperanza de una vida renovada.
• Marrón. Es un color masculino, severo, confortable. Es evocador del ambiente local otoñal y da la impresión de gravedad y equilibrio. Es el color realista, tal vez porque es el color de la tierra que pisamos.

Importancia del color

• El color es uno de los medios más subjetivos con el que cuenta el diseñador
• Tiene mucho poder de atracción o rechazo dependiendo del uso que se le dé
• Los colores también dan sensación de movimiento
• Las emociones, sensaciones, y en definitiva todo lo que los colores pueden llegar a expresar y hacer sentir al espectador forma parte fundamental de la base de un buen diseño
• El color, como elemento claramente evidenciado de nuestro diseño, puede ser la clave de nuestro éxito. Tanto si pensamos como si no, si nos damos cuenta o no de ello, estamos cargando de significados cuando elegimos un color.

17. Imagen corporativa

Definición de imagen corporativa

• Imagen corporativa. Síntesis mental que los públicos elaboran acerca de una determinada empresa.
• Imagen corporativa es ante todo una construcción elaborada por el público a partir de elementos de naturaleza muy heterogénea (visuales, culturales, experienciales, etc.).
• La imagen corporativa es la identidad visual y física con la que la gente relaciona a la empresa, es el impacto directo que la empresa les da a los clientes al momento de conocerla o escuchar sobre ella.
• La imagen de una empresa se constituye por el total de ideas que la opinión pública relaciona con ella. Estas ideas se generan, por un lado, a partir de factores como la calidad de sus productos y servicios, la atención al público, el trato de su personal, la seriedad en aspectos financieros y otros.
• La imagen corporativa se refiere a cómo se percibe una empresa. Es una imagen generalmente aceptada de lo que una empresa "significa".

Comentario:

Introducción: para una empresa, uno de los aspectos más importantes, es considerar la imagen o perspectiva que la gente o público va a tener sobre ella, esto implica si se va a tener una imagen positiva o negativa. La organización va a diseñar esa imagen por medio de diferentes elementos, como lo son el logotipo, envase de sus productos, uniforme de sus empleados, la publicidad, entre otro tipo de diseños.

Logotipo: el logotipo es una parte de interés en la imagen corporativa, ya que es el que se queda grabado en la mente del público, y así la gente identifica más fácilmente a una empresa. Es un grupo de signos, símbolos, abreviaturas y otros dígitos, con los que se forma un interesante diseño que va a representar a la empresa de manera impresa, y le va a dar un estilo más creativo a la firma. El logotipo también sirve para colocarse junto a sus competidores, y ser una forma representativa de la empresa, y le hace tener un nivel importante. Existen diferentes significados en el diseño de un logotipo, de acuerdo con las figuras y su posición.

Tipografía: se refiere a los diferentes tipos de letra utilizados en la información que va a ser transmitida a los clientes. “La tipografía lo que busca es que las letras, el mensaje se adapte hacia el público al que va dirigido.” “La tipografía lo que busca principalmente es ser funcional, comunicar, transmitir, aunque sea experimental no deja de comunicar.” La diagramación es el manejo de l espacio, donde se muestra las relaciones entre las diferentes partes de un conjunto (folletos, papelería, revistas etc.).

Identidad corporativa: es una imagen mas apropiada en el mercado. Que consta de una buena creatividad, ya que no solo implica el logotipo, sino el diseño en folletos, paginas web y demás papelería. La elección de los colores y símbolos, el estilo, la tipografía, un folleto de prestigio, son signos visibles de una organización.

16. Responsabilidad social en las empresas

Responsabilidad social

• Contribucion activa y voluntaria al mejoramiento social económico y ambiental por parte de las empresas, generalmente con el objetivo de mejorar su situacion competitiva y valorativa y su valor añadido.
• Si no mejoran las personas siendo responsables y éticas nuestras instituciones por sí mismas no mejoraran, no serán ni más justas, ni más éticas, ni más inclusivas, ni más responsables. Somos las personas con nuestro accionar las que construimos, mantenemos y transformamos las organizaciones”.
• La responsabilidad social de la empresa es una combinación de aspectos legales, éticos, morales y ambientales, y es una decisión voluntaria, no impuesta, aunque exista cierta normatividad frente al tema.
• La responsabilidad social empresarial (RSE) o sostenibilidad empresarial es la contribución de las empresas al objetivo de alcanzar un desarrollo sostenible.
  La responsabilidad social de las empresas es, además del cumplimiento estricto de las obligaciones legales vigentes, la integración voluntaria en su gobierno y gestión, en su estrategia, políticas y procedimientos, de las preocupaciones sociales, laborales, medioambientales y de respeto a los derechos humanos que surgen de la relación y el diálogo transparentes con sus grupos de interés, responsabilizándose así de las consecuencias y los impactos que se derivan de sus acciones.
  Una empresa es socialmente responsable cuando responde satisfactoriamente a las expectativas que sobre su funcionamiento tienen los distintos grupos de interés.

Comentario:

Es la contribucion de las empresas, al cumplimiento de los aspectos legales, eticos, morales y ambientales, para lograr el desarrollo sostenible.

Es de gran importancia que cada empresa establezca medidas de responsabilidad social, ya que al hacerlo, no se benefician solo ellas, sino también la comunidad, al tener un mejor nivel de vida, y un mayor desarrollo en nuestra cultura.

15. Función de las relaciones públicas

Función de las relaciones públicas

Toda actividad de relaciones públicas tiene como finalidad principal la gestión de la comunicación integral de las organizaciones, mediante el desempeño de las siguientes funciones:

• Gestión de las comunicaciones internas: Es de suma importancia conocer a los recursos humanos de la institución y que éstos a su vez conozcan las políticas institucionales, ya que no se puede comunicar aquello que se desconoce.
• Gestión de las comunicaciones externas: Toda institución debe darse a conocer a sí misma y a su accionariado. Esto se logra a través de la vinculación con otras instituciones, tanto industriales como financieras, gubernamentales y medios de comunicación.
• Funciones humanísticas: Resulta fundamental que la información que se transmita sea siempre veraz, ya que la confianza del público es la que permite el crecimiento institucional.
• Análisis y comprensión de la opinión pública: Edward Bernays, considerado el padre de las relaciones públicas, afirmaba que es necesario manipular a la opinión pública para ordenar el caos en que está inmersa. Es esencial comprender a la opinión pública para poder luego actuar sobre ella.
• Trabajo conjunto con otras disciplinas y áreas: El trabajo de todo relaciones públicas debe tener una sólida base humanista con formación en psicología, sociología y relaciones humanas. Se trabaja con personas y por ende es necesario comprenderlas.

El profesional de las relaciones públicas es un especialista en el arte de la comunicación y la persuasión.

Su trabajo requiere desempeñar varias funciones, entre las que destacan las siguientes:

1. Programación: analizar los problemas y las posibilidades, definir objetivos, determinar el público al que se dirige la información, y recomendar y planificar las distintas actividades a seguir;
2. Escribir y editar materiales: como anuncios en prensa, discursos, informes para los accionistas, información sobre el producto y publicaciones para los trabajadores;
3. Plantear la información de la manera más ventajosa;
4. Organizar determinados acontecimientos: como una rueda de prensa, premios, exhibiciones y demostraciones;
5. Asesorar sobre la comunicación con el público: incluye la redacción de discursos;
6. Investigar y evaluar: mediante entrevistas, materiales de referencia y varias técnicas de prospección de mercado, y
7. Gestionar los recursos: mediante la planificación, el establecimiento de presupuestos, y la contratación y preparación de empleados para lograr estos objetivos.

Para poder analizar la opinión pública, manejar los medios de comunicación de masas, dirigir las actividades de publicidad por correo, hacer publicidad institucional, editar publicaciones, películas y vídeos, y organizar acontecimientos especiales se requiere una experiencia especializada.

14. Concepto e importancia de las relaciones públicas

Concepto de relaciones públicas

• Relaciones públicas, función directiva que crea, desarrolla y pone en práctica políticas y programas destinados a influenciar a la opinión pública o estimular la reacción pública respecto a una idea, un producto o una organización.
• Se definen como un esfuerzo planeado que realiza la organización para influir sobre las actitudes y opiniones de un grupo específico que pueden ser: clientes, accionistas, gobierno, proveedores entre otros.
• Se trata de la filosofía de organización que se traduce en una serie de acciones de comunicación, generalmente de carácter informativo, cuyo objetivo general es crear o modificar actitudes, creencias o conductas del público objetivo. Un público objetivo que puede ser físico (una persona) o jurídico (una empresa).
  

Importancia de las relaciones públicas

Las relaciones públicas constituyen un elemento clave como conjunto de herramientas de la mercadotecnia que ayudan a promover lo que se quiere vender con: seriedad, compromiso y atención.

Es muy importante que las personas o el departamento encargado de las Relaciones Públicas dentro de una empresa mantenga la consistencia de la imagen de dicha organización y sobre todo mantener una excelente comunicación con su entorno.

El campo de actuación de las relaciones públicas ha ido ganando importancia en el terreno económico, social y político de muchos países. Dentro de las relaciones públicas se incluyen la publicidad, las actividades de promoción y las relaciones con la prensa. Las relaciones públicas no son incompatibles con las actividades de marketing y de comercialización para crear un clima favorable para las ventas.

13. Antecedentes de las relaciones públicas

Antecedentes de las relaciones públicas

Entre los teóricos que han intentado elaborar una historia de las relaciones públicas, nos encontramos con dos tendencias antagónicas: Una la concibe como el resultado de todas las manifestaciones informales de ésta a lo largo de la historia; mientras que la otra afirma que las relaciones públicas surgieron cuando se ejercieron por primera vez de manera formal.

Bonilla (1999) aporta una visión completa, pero sintética del surgimiento de las relaciones públicas al clasificar su historia de la siguiente forma:

• Orígenes: Desde la aparición del hombre hasta la aparición de la máquina.
• Antecedentes Históricos: Desde la aparición de la máquina hasta la integración de las relaciones públicas a la organización.
• Historia Real: Desde la integración de las relaciones públicas a la organización hasta nuestros días.

Durante la primera mitad del siglo XX las relaciones públicas eran concebidas como una técnica para conseguir el favor de los públicos que rodeaban a la organización. Después los empresarios notaron la necesidad de atender, además de las demandas y reclamos de los clientes y usuarios; también las exigencias, puntos de vista y opiniones de las demás personas participantes en el proceso socioeconómico de la empresa, surgiendo así las relaciones públicas como una función psicosocioadministrativa determinante para la conciliación de intereses, actividades y opiniones de todos los públicos participantes en la actividad empresarial cotidiana.

12. Barreras de la comunicación organizacional

Barreras de la comunicación organizacional

• Filtración: la filtración se refiere a la manipulación de la información para que de esta manera sea vista de manera más favorable por el receptor. Por ejemplo, cuando un gerente le dice a su jefe lo que el quiere oír, está filtrando la información.
• Percepción selectiva: es debido a que los preceptores en el proceso de comunicación ven en forma selectiva y escuchan basados en sus necesidades, motivaciones, experiencia, antecedentes y otras características personales.
• Defensa: cuando la gente se siente amenazada, tiende a reaccionar en formas que reducen su habilidad para lograr el entendimiento mutuo. Se compromete en comportamientos como atacar verbalmente a otros, hacer comentarios sarcásticos, ser excesivamente juiciosa y cuestionar los motivos de los demás. Así, cuando los individuos interpretan el mensaje de los demás como amenaza, responden en forma que retardan la comunicación eficaz.
• Lenguaje: la palabra significa diferentes cosas para diferentes personas. “El significado de las palabras no está en la palabra, esta en nosotros.” La edad, la educación y los antecedentes culturales son tres de las variables más obvias que influencian el lenguaje que una persona usa, así como también definiciones que da a las palabras.

11. Comunicación externa y sus funciones

Comunicación externa

• La comunicación externa se utiliza para proporcionar información persuasiva a los representantes del entorno acerca de las actividades, productos o servicios de la organización.
• La comunicación externa sirve para proyectar la identidad corporativa de la organización, de manera que exista una correspondencia y una adecuación entre la identidad proyectada y la imagen percibida por los destinatarios.
• La comunicación externa en las organizaciones implica dar y recibir información entre las organizaciones y sus entornos relevantes.

Funciones de la comunicación externa

• Ofrecer a la prensa y al público información precisa y oportuna sobre asuntos que tienen interés y valor.
• Difundir una imagen favorable de la organización.
• Generar valor y confianza en los grupos de interés.
• Reflejar la dimensión de la empresa.
• Transmitir prestigio.

“El éxito no esta solo dentro de la empresa, también está fuera”. Pat Jackson

Comentario:

Para una organización es de gran importancia darse a conocer positivamente, su objetivo es dar una buena imagen, y esto se puede lograr al mantener una buena relación con el exterior, es el caso de su comunicación con clientes, proveedores, intermediarios, competencia, medios de comunicación y el público en general. Esto beneficia a la empresa, ya que el entorno de la empresa va a crear preferencias hacia la misma, y se van a lograr los objetivos de dicha organización.

10. Grupos de trabajo y comunicación

Grupos de trabajo y comunicación

Se define como dos personas o más, que interactúan, son interdependientes, y se han unido para alcanzar objetivos particulares, pueden ser formales o informales.

Los grupos de trabajo también determinados por la organización, están constituidos por las personas que trabajan unidas en la ejecución de una actividad laboral, las personas se unen en grupos por razones ligadas a nuestras necesidades, tales como seguridad, estatus, autoestima, afiliación, poder u obtención de metas.

9. La comunicación organizacional

Comunicación organizacional

"Es el flujo de mensaje dentro de una red de relaciones interdependientes."

Esta compuesta por tres elementos:

• Complejidad
• Formalismo
• Centralismo
  

La complejidad, se refiere al grado en que las actividades de la organización se descomponen o diferencian.

El formalismo, se refiere a que se usan reglas y procedimientos, al grado de estandarización de los trabajadores de la organización. Si un puesto es muy formal, la persona que ocupa el cargo tendrá poca libertad de decidir: qué se hará, cómo se hará y cuándo se hará.

La centralización, se refiere al grado en que la toma de decisiones, se concentra en un solo punto de la organización. El concepto solo incluye la autoridad formal, es decir, los derechos inherentes a la posición de alguien.

Tipos de comunicación dentro de la organización

Formal – Informal
Interna – Externa

8. Rumores

Los rumores

Dentro de la organización también encontramos la comunicación informal, la cual con frecuencia toma la forma de noticias, comentarios, grapevine y rumores. De acuerdo con Gibson y Donelly (1999) se estima que las organizaciones estadounidenses generan 33 millones de rumores al año.

En ese sentido, estos autores presentan la siguiente tipología:

• Castillos en el aire: Rumores anticipatorios a una situación de la empresa.
• Conductores de cuña: Son los más dañinos y suelen difundir rumores tales como: “Mary logró el ascenso, porque se acostó con el jefe”, “Antonio tiene SIDA”.
  Este tipo de rumores son muy dañinos y destruyen lealtades.
• De recta final. Suelen anticiparse a una situación final. Por ejemplo: la empresa se fusionará, habrá cambios de jefe, María cambiará de empleo.

La comunicación informal suele expresarse en su forma más común a manera de rumor, de acuerdo con Dalton (1970; citado por Goldhaber) los rumores suelen tener en promedio más del 70% de sus datos como veraces, entonces, cabría preguntarnos, ¿Por qué la comunicación informal genera tantos problemas? Sin duda, porque los rumores generan desestabilidad en la organización y conflictos entre los actores organizacionales. Ante esa situación es importante detectar a tiempo la naturaleza y el blanco del rumor, a fin de aclararlo en una relación cara a cara.

La comunicación verbal, utilizando la palabra como signo lingüístico, es de gran importancia en la organización; sin embargo, es complementada con la comunicación no verbal, la cual es analizada posteriormente para completar un proceso de comunicación.

7. Funciones de la comunicación

Funciones centrales

En cualquier organización o grupo, la comunicación tiene cuatro funciones centrales: controlar, motivar, expresar emociones e informar (Robbins, 2004).

La comunicación controla la conducta de los miembros de varias maneras. Las organizaciones tienen jerarquías de autoridad y lineamientos formales que deben seguir los empleados.

Por ejemplo, la comunicación desempeña una función de control cuando se pide a los empleados que primero comuniquen las quejas laborales a su jefe inmediato, que se limiten a la descripción de sus puestos o que cumplan con las políticas de la empresa.

La comunicación alienta la motivación porque les aclara a los empleados qué deben hacer, cómo lo están haciendo y qué pueden hacer para mejorar un rendimiento deficiente.

La definición de metas concretas, la retroalimentación sobre el avance logrado hacia las metas y el reforzamiento de la conducta deseada, estimulan la motivación y requieren que exista comunicación.

En el caso de un gran número de empleados, el grupo de trabajo es su fuente primaria de interacción social. La comunicación que ocurre en el grupo es un mecanismo fundamental que permite a sus miembros manifestar sus frustraciones y sentimientos de satisfacción. Por consiguiente, la comunicación se convierte en una puerta de expresión emocional de sentimientos y de realización de las necesidades sociales.

La última función de la comunicación se refiere al papel que desempeña cuando facilita decisiones. Ya que, mediante la transmisión de datos para identificar y evaluar las posibles opciones, proporciona la información que necesitan las personas y los grupos para tomar decisiones. No se debe pensar que alguna de estas cuatro funciones es más importante que las demás.

Para que los grupos funcionen como deben, es preciso tener cierto control de los miembros, estimularlos para que trabajen, proporcionarles un medio para expresar emociones y para tomar decisiones. Podemos considerar que casi cualquier intercambio de comunicación en una organización o grupo cumple con una o varias de estas cuatro funciones.

6. Flujos de comunicación

Flujos de comunicación

Cuando hablamos de flujos de comunicación, nos referimos a los procesos de comunicación que se llevan a cabo al interior de la organización de acuerdo a la estructura formal (organigrama) y éstos pueden ser de la siguiente manera:

• Descendente: Teniendo como funciones principales, las de coordinar, informar, motivar y controlar.
• Ascendente: Dentro de sus funciones se encuentra la de comprobar la recepción del mensaje, evaluar, informar y sugerir.
• Horizontal: (Hay autores que le llaman lateral). Aquí la función primordial es la de intercambio, coordinación y apoyo entre el personal de la misma posición jerárquica.

5. Redes de comunicación

Redes de comunicación

El flujo de mensajes entre las personas sigue un camino denominado Red de Comunicaciones. La dirección de la red ha sido tradicionalmente dividida en comunicaciones ascendentes, descendentes y horizontales, dependiendo de quien inicia el mensaje y quien lo recibe.

Por proceso seriado se entiende el camino paso a paso que sigue la comunicación dentro de la organización, es decir, el proceso de persona a persona.

Existen y coexisten paralelamente redes formales e informales. Por éstas últimas circulan sobre todo rumores e información oficiosa.

La existencia de los sistemas trata de que al darse la comunicación en todas las direcciones se fortalezcan las redes formales, así se tienen bajo control las redes informales.

4. Comunicación formal e informal

Organización formal

Es la organización basada en una división del trabajo racional, en la diferenciación e integración de los participantes de acuerdo con algún criterio establecido por aquéllos que manejan el proceso decisorio. Es la organización planeada la que está en el papel.

Es generalmente aprobada por la dirección y comunicada a todos a través de manuales de organización, de descripción de cargos, de organigramas, de reglas y procedimientos.

En otros términos, es la organización formalmente oficializada.

Organización informal

Es la organización que emerge espontánea y naturalmente entre las personas que ocupan posiciones en la organización formal y a partir de las relaciones que establecen entre sí como ocupantes de cargos.

Se forma a partir de las relaciones de amistad o de antagonismo o del surgimiento de grupos informales que no aparecen en el organigrama, o en cualquier otro documento formal.

La organización informal se constituye de interacciones y relaciones sociales entre las personas situadas en ciertas posiciones de la organización formal.

Surge a partir de las relaciones e interacciones impuestas por la organización formal para el desempeño de los cargos.

La organización informal comprende todos aquellos aspectos del sistema que no han sido planeados, pero que surgen espontáneamente en las actividades de los participantes, por tanto, para funciones innovadoras no previstas por la organización formal.

Comunicación formal e informal en la organización

La idea de que tanto el individuo como la institución necesitan organizarse y comunicarse, es de gran aceptación.

Es importante hacer énfasis en que una organización moderna constituye ante todo una composición social de seres humanos en donde es preciso que exista una estructura, una jerarquía necesaria para que se logren los fines que la organización se propone.

Por tratarse de seres humanos, el factor esencial de la conducta de una organización es la comunicación en todas sus direcciones y en todos los niveles a través de los elementos del proceso de comunicación en el que se distingue a los canales de comunicación; es decir, a la línea de personas a través de las cuales pasan los mensajes y la utilización de las tecnologías.

El análisis de la comunicación organizacional engloba las prácticas internas y externas de los flujos comunicativos de la organización; en donde se pone énfasis en la necesidad de alcanzar un equilibrio entre los canales formales e informales que se utilicen. Entonces establecemos que los flujos de comunicación se encuentran compuestos por el conjunto de estos canales de comunicación y representa en sí la estructura de la organización desde el punto de vista de las interrelaciones de comunicación, lo cual puede ayudar a elevar la eficiencia del proceso de las comunicaciones, es decir que se logre transmitir efectivamente un mensaje.

La buena comunicación tiene mucha importancia para la eficacia de cualquier organización o grupo y se refiere a la transmisión y comprensión de significados.

El hombre es un ser netamente comunicativo, y realiza esta actividad durante todo el día, (escribe, lee, habla, escucha). No puede existir un grupo que no tenga comunicación, es decir, la transmisión de algo con sentido entre los miembros que lo componen.

COMENTARIO:

"La organización formal es una parte importante en la organización, ya que esta permite un mejor control en la toma de decisiones importantes, y las personas asignadas son las que hacen cada uno de los movimientos que les corresponden. También la organización informal es importante, porque a través de ella se hacen conocer datos importantes, que pueden ser ciertos y de gran ayuda para las demás personas."

3. Concepto y campo de la comunicación organizacional

Comunicación organizacional

Concepto y Campo

La comunicación organizacional se considera por lo general como un proceso que ocurre entre los miembros de una colectividad social. Al ser un proceso, la comunicación dentro de las organizaciones consiste en una actividad dinámica, en cierta forma en constante flujo, pero que mantiene cierto grado de identificación de estructura. No obstante se debe considerar que esta estructura no es estática sino cambiante, y que se ajusta de acuerdo con el desarrollo de la organización.

Las colectividades en las que la comunicación en las organizaciones se lleva acabo son consideradas típicamente como sistemas.

Un sistema para organizar está compuesto por una serie de actividades interdependientes que al integrarse forman un conjunto específico de objetivos. Por lo tanto, la comunicación en las organizaciones se considera como un proceso que se lleva a cabo dentro de un sistema determinado de actividades interrelacionadas. Finalmente la comunicación entre los miembros de una organización implica la creación, intercambio (recepción y envío), proceso y almacenamiento de mensajes.

A pesar del hecho de que las organizaciones han existido desde los tiempos bíblicos de una u otra forma, no fue sino hasta principios de siglo XX que las teorías formales de la organización fueron desarrolladas y diseminadas ampliamente. La mayor parte de estas teorías establecen principios claros acerca de la comunicación en las organizaciones o hacen suposiciones implícitas acerca del rol de la comunicación de las organizaciones “eficientes”.

2. Barreras de la comunicación

Las barreras

Los elementos que intervienen en el proceso de la comunicación, pueden sufrir obstrucciones o perturbaciones imprevisibles que entorpecen, dificultan o imposibilitan la comunicación.

Los diferentes tipos de barreras son:

1. Barreras semánticas. Cuando hablamos de barreras semánticas, tratamos de los obstáculos que le cambian el significado al mensaje. A causa de esto, se le da una distinta interpretación al mensaje, y se pierde el sentido que tenia originalmente.
2. Barreras físicas. Estas se dan cuando el medio o canal, hace que el mensaje no llegue nítidamente al receptor. Los medios que más se utilizan son: cartas, teléfono, radio, cine, televisión, periódico, revistas, conferencias, carteles, libros, telégrafos, reuniones, etc.
3. Barreras fisiológicas. Surge cuando una de las personas que intervienen en una comunicación, presenta defectos orgánicos en la vista, en la audición o en la zona de articulación, lo que ocasiona interferencias.
4. Barreras psicológicas. Estas barreras se producen dentro de la persona, en el mundo del yo, aceptamos las comunicaciones que se adaptan mejor a lo que somos y rechazamos la comunicación que nos puede perjudicar emocionalmente.
5. Barreras administrativas. Son aquellas que se producen dentro de la estructura de una sociedad, y que puede distorsionarse un mensaje, debido a su complejidad.